Gültig ab 01.09.2023

Wohngenossenschaft Landhof
Holbeinstrasse 65
CH-4051 Basel
E-Mail: moulin.wgl@swissonline.ch

Geschäftsleitung: Gino Mazzotti (Präsident), Pierre Moulin (Vizepräsident & CFO)

1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1. Zweck der Datenschutzerklärung

Bei einem Kontakt mit der Wohngenossenschaft Landhof (im Folgenden «WG Landhof», «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit einer Anfrage, der Wohnungsbewerbung, dem Mietvertrag und dem laufenden Mietverhältnis mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insb. Cookies, vgl. «Cookies»).

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.

1.2. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5 bis 9 DSG («Begriffe und Grundsatze»). Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» des SVIT Schweiz.

Die WG Landhof schützt die erfassten Personendaten durch angemessene organisatorische und technische Massnahmen gegen Verlust und Manipulation sowie gegen Einsicht, Veränderung und Verbreitung durch Unbefugte.

1.3. Bearbeitete Personendaten

Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Im Vermietungsprozess werden - sofern eine Bewerberin oder ein Bewerber in die engere Auswahl für eine freie Wohnung kommt - auch besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet, namentlich Betreibungsregisterauszüge (vgl. «Verarbeitungsverfahren»). Zusätzlich verlangen wir vor dem Abschluss eines Mietvertrags eine Kopie (digital oder auf Papier) der Identitätskarte oder des Reisepasses.

1.4. Ihre Rechte

Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir dafür ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300 CHF).

Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.

Auskunfts- und Herausgabebegehren sind an die eingangs erwähnte E-Mail-Adresse zu richten.

2. Verarbeitungsverfahren

2.1. Vermietungsprozess

Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Mietinteressentinnen und -interessenten sowie Mieterinnen und Mietern bzw. Genossenschafterinnen und Genossenschaftern an, soweit dies für den Prozess bzw. für das Zustandekommen eines Mietvertrags erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten für eine freie Wohnung werden während zwölf Monaten aufbewahrt und danach gelöscht. Wird mit einem Bewerber oder einer Bewerberin ein Mietvertrag abgeschlossen, so kann die WG Landhof die erfassten Personendaten während der Dauer des Mietverhältnisses und ggf. darüber hinaus nutzen.

Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) zehn Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Auszahlung bzw. Verrechnung des Anteilscheinkapitals) hinaus aufbewahrt.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG in laufenden Mietverhältnissen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet.

2.2. Zusammenarbeit mit Dritten

Zur Bearbeitung von Wohnungsbewerbungen sowie für die administrativen Arbeiten im laufenden Mietverhältnis arbeiten wir mit externen Partnern zusammen. Im Einzelfall können deren Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen.

Für den Betrieb der Webseite und die Administration von Bewerbungen für eine freie Wohnung arbeiten wir insbesondere mit folgenden Anbietern zusammen (nicht abschliessende Liste):

Squarespace: Die Webseite der WG Landhof ist bei der Firma Squarespace Inc. gehostet und nutzt deren Werkzeuge zur Webanalyse. Die durch Cookies (vgl. «Cookies) erzeugten Informationen über die Benutzung der Website werden an Server von Squarespace in den USA übertragen und dort gespeichert. Bei jedem Besuch der Website werden darüber hinaus bestimmte technische Daten in Serverlog-Dateien gespeichert (vgl. «Server-Logfiles»). Die Datenschutzrichtlinie von Squarespace ist zu finden unter: https://de.squarespace.com/datenschutz

Google: Nach einer Bewerbung für eine freie Wohnung über das Anmeldeformular auf der Website der WG Landhof verwendet diese im Rahmen der Verarbeitung der Wohnungsanmeldung die Dienste Gmail und Google Drive der Firma Google LLC. Diese speichern die Daten auf Servern in den USA. Die Datenschutzerklärung von Google ist zu finden unter: https://policies.google.com/privacy

2.3. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Datenverarbeitungsserver können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben (vgl. «Zusammenarbeit mit Dritten»). Wir arbeiten nach Möglichkeit mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG-konforme Datenbearbeitung verpflichten.

2.4. E-Mail

Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr so lange, wie es für die administrative Bearbeitung des Mietverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

2.5. Kontaktformular

Personendaten aus digitalen Kontaktformularen speichern wir so lange, wie es für die administrative Bearbeitung der entsprechenden Anfrage erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe «E-Mail»), Telefon oder im persönlichen Kontakt.

2.6. Bewerbungsformular

Personendaten aus dem digitalen Bewerbungsformular für eine freie Wohnung speichern wir während zwölf Monaten (vgl. «Vermietungsprozess») oder, sofern es zu einem Mietvertrag kommt, so lange, wie es für die administrative Bearbeitung des Mietverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

2.7. Veranstaltungen

Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten, werden nach einem Jahr gelöscht.

2.8. Datensicherungen

Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und/oder Cloud-Diensten verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.

2.9. Webseite

Besucherinnen und Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin (vgl. Punkte «Kontaktformular», «Bewerbungsformular», «Cookies» und «Server-Logfiles»).

2.10. Cookies

Cookies sind Daten, die von unserer Webseite über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders oder der Anwenderin gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analysezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils zwei Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.

Nutzerinnen und Nutzer der Webseite können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings kann dadurch die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort eingeschränkt sein.

2.11. Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) automatisch eine Reihe von technischen Daten erhoben und ausgewertet, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt. Diese sind:

• IP-Adresse des Nutzers / der Nutzerin

• Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Meldung über erfolgreichen Aufruf

• Browser-Typ und Version

• Betriebssystem des Zugangsgeräts der Nutzerin / des Nutzers

• Referrer-URL (die zuvor besuchte Webseite)

Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles werden erhoben, um die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können.

Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens sechs Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse vorliegt bzw. Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.

3. Haftungsbeschränkung

Verantwortlich für diese Datenschutzerklärung ist die WG Landhof. Für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit kann gleichwohl keine Gewähr übernommen werden. Aus diesem Grund ist jegliche Haftung für eventuelle Schäden im Zusammenhang mit der Nutzung der Informationen in dieser Datenschutzerklärung ausgeschlossen.

4. Änderung der Datenschutzerklärung

Die WG Landhof behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf jederzeit inhaltlich anzupassen. Änderungen werden den Nutzerinnen und Nutzern der Website in geeigneter Form mitgeteilt und gelten von diesen ab dem kommunizierten Änderungsdatum als genehmigt. Auf Änderungen in den Datenschutzbestimmungen Dritter hat die WG Landhof keinen Einfluss und diese werden von ihr nicht mitgeteilt.

5. Kontakt

Fragen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung können per E-Mail an die eingangs erwähnte E-Mail-Adresse gerichtet werden.